Als een zorginstelling jouw factuur niet betaalt, heb je het recht om betaling te eisen en juridische stappen te ondernemen als dat nodig is. Begin met een vriendelijke herinnering, stuur daarna een formele aanmaning en schakel bij aanhoudende wanbetaling een incassobureau of de rechtbank in. Dit artikel legt stap voor stap uit wat je als zzp’er in de zorg kunt doen bij een onbetaalde factuur.
Hoe lang mag een zorginstelling wachten met betalen?
Een zorginstelling moet jouw factuur betalen binnen de betalingstermijn die jullie contractueel hebben afgesproken. Is er geen termijn afgesproken, dan geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Na die 30 dagen is de instelling automatisch in verzuim en ben jij gerechtigd rente en kosten in rekening te brengen.
In de praktijk hanteren zorginstellingen soms langere termijnen van 45 of 60 dagen. Als dat in jullie overeenkomst staat, is dat rechtsgeldig. Controleer daarom altijd je contract of opdrachtbevestiging voordat je actie onderneemt. Staat er geen termijn in het contract en is er ook niets mondeling afgesproken, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen als uitgangspunt.
Zodra de betalingstermijn is verstreken, loopt de wettelijke rente automatisch op over het openstaande bedrag. Voor 2026 bedraagt de wettelijke handelsrente een percentage dat jaarlijks wordt vastgesteld door de overheid. Je hoeft de rente niet apart aan te kondigen, maar het is verstandig dit wel te vermelden in je aanmaning.
Wat zijn de eerste stappen als je factuur niet wordt betaald?
Als een zorginstelling jouw factuur niet op tijd betaalt, begin dan altijd met een vriendelijke betalingsherinnering. In veel gevallen gaat het om een administratieve vergissing of een interne verwerkingsvertraging, en lost een rustig bericht de situatie snel op. Neem contact op via e-mail of telefoon en vraag naar de status van de betaling.
Volg daarna deze stappen als de herinnering geen resultaat oplevert:
- Stuur een schriftelijke herinnering per e-mail met een duidelijke verwijzing naar het factuurnummer, het bedrag en de oorspronkelijke betalingstermijn.
- Geef een nieuwe, korte betalingstermijn van bijvoorbeeld 7 tot 14 dagen.
- Documenteer alles: sla alle e-mails, berichten en telefoongesprekken op. Dit is belangrijk als je later juridische stappen wilt ondernemen.
- Controleer of de factuur correct is: controleer of je naam, adres, btw-nummer, factuurdatum en de geleverde diensten kloppen. Een fout op de factuur kan de betaling vertragen.
- Neem contact op met de juiste persoon: soms is de crediteurenadministratie een andere afdeling dan je vaste contactpersoon. Vraag expliciet wie verantwoordelijk is voor de betaling.
Blijf professioneel en zakelijk in al je communicatie. Een vriendelijke maar duidelijke toon vergroot de kans op een snelle oplossing zonder dat de werkrelatie beschadigd raakt.
Wanneer stuur je een officiële aanmaning?
Je stuurt een officiële aanmaning wanneer de zorginstelling na jouw herinnering nog steeds niet heeft betaald en de nieuwe betalingstermijn ook is verstreken. Een aanmaning is een formeel schriftelijk verzoek tot betaling en vormt een belangrijk juridisch document als je later verdere stappen wilt zetten. Stuur de aanmaning bij voorkeur per aangetekende post én per e-mail.
Een goede aanmaning bevat minimaal de volgende elementen:
- Jouw naam, adres en KVK-nummer
- De naam en het adres van de zorginstelling
- Het factuurnummer en de factuurdatum
- Het openstaande bedrag, inclusief eventuele wettelijke rente
- Een duidelijke betalingstermijn (doorgaans 14 dagen)
- Een vermelding dat je bij uitblijven van betaling verdere juridische stappen onderneemt
Na de aanmaning heb je als zzp’er in de zorg het recht om incassokosten in rekening te brengen. De hoogte hiervan is wettelijk vastgelegd via de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten. Voor een vordering tot 2.500 euro bedragen de kosten minimaal 40 euro. Vermeld dit ook in je aanmaning, zodat de zorginstelling weet welke gevolgen het uitblijven van betaling heeft.
Wat doet een incassobureau bij een onbetaalde zorgfactuur?
Een incassobureau neemt de inning van jouw onbetaalde factuur uit handen. Het bureau neemt namens jou contact op met de zorginstelling, verstuurt aanmaningen en onderhandelt over betaling of een betalingsregeling. Als de zorginstelling ook dan niet betaalt, kan het incassobureau de zaak doorsturen naar een gerechtsdeurwaarder of de rechter.
Het inschakelen van een incassobureau is zinvol als:
- De zorginstelling na meerdere aanmaningen niet reageert
- Het om een substantieel bedrag gaat dat de tijd en moeite rechtvaardigt
- Je de communicatie liever uitbesteedt om de werkrelatie te beschermen
- Je zelf niet de juridische kennis hebt om de procedure te voeren
Let op: incassobureaus werken vaak op basis van no cure no pay, maar sommige rekenen ook opstartkosten. Lees de voorwaarden goed door voordat je tekent. De wettelijke incassokosten mogen worden doorberekend aan de zorginstelling, maar je eigen kosten voor het incassobureau zijn niet altijd volledig verhaalbaar.
Als een minnelijke oplossing via het incassobureau uitblijft, is de volgende stap een gerechtelijke procedure. Voor vorderingen tot 25.000 euro kun je terecht bij de kantonrechter, waar je relatief eenvoudig en zonder advocaat een procedure kunt starten.
Kan PIDZ helpen als een zorginstelling niet betaalt?
Als zzp’er in de zorg sta je er niet alleen voor bij betalingsproblemen. PIDZ biedt ondersteuning bij de administratieve kant van jouw werk als zorgprofessional, zodat betalingsproblemen zoveel mogelijk worden voorkomen en je weet waar je aan toe bent.
Wat PIDZ voor jou doet:
- Contractbeheer: PIDZ zorgt voor duidelijke contracten en opdrachtbevestigingen, zodat de betalingsafspraken zwart op wit staan.
- Administratieve ondersteuning: PIDZ helpt bij het correct opstellen en verwerken van facturen, waardoor fouten die betaling vertragen, worden voorkomen.
- Persoonlijk contact: via een van de vestigingen door heel Nederland kun je terecht met vragen over openstaande betalingen en wat je volgende stap moet zijn.
- Begeleiding bij btw-vrijstelling en PGB-administratie: zodat jouw facturatie altijd voldoet aan de geldende eisen en er geen discussie ontstaat over de factuurinhoud.
Wil je meer weten over hoe PIDZ jou als zzp’er in de zorg ondersteunt? Neem contact op met een van onze vestigingen of meld je aan via het mijnPIDZ-platform.
Hoe voorkom je betalingsproblemen met zorginstellingen?
Betalingsproblemen voorkomen begint bij duidelijke afspraken voordat je aan een opdracht begint. Leg betalingstermijnen, uurtarieven en facturatieafspraken altijd schriftelijk vast in een overeenkomst van opdracht. Zo voorkom je achteraf discussie over wat er is afgesproken en heb je een juridisch houvast als de betaling uitblijft.
Zorg voor een waterdichte administratie
Stuur facturen altijd snel na afloop van de gewerkte periode, bij voorkeur wekelijks of tweewekelijks. Hoe eerder je factureert, hoe eerder de betalingstermijn begint te lopen. Zorg dat je facturen volledig en correct zijn: een fout of ontbrekend gegeven geeft de zorginstelling een reden om de betaling uit te stellen.
Houd ook een geordend overzicht bij van alle openstaande facturen. Gebruik een eenvoudige spreadsheet of boekhoudsoftware om te zien welke facturen nog openstaan en wanneer de betalingstermijn verloopt. Zo mis je nooit een deadline en kun je tijdig een herinnering sturen.
Maak heldere afspraken over betalingsvoorwaarden
Vermeld op elke factuur jouw betalingsvoorwaarden, inclusief de betalingstermijn en de gevolgen van te late betaling. Stuur bij grotere opdrachten een aanbetaling of tussentijdse facturen, zodat je nooit een groot bedrag in één keer hoeft te innen. Dit verlaagt het financiële risico aanzienlijk als een zorginstelling onverhoopt in betalingsproblemen komt.
Bouw ook een goede werkrelatie op met de crediteurenadministratie van de zorginstelling. Weet wie je moet benaderen bij vragen over betaling en zorg dat zij jouw contactgegevens hebben. Een kort, vriendelijk contact bij de start van een nieuwe samenwerking voorkomt veel verwarring later.
Frequently Asked Questions
Mag ik een zorginstelling rente in rekening brengen zonder dat dit in het contract staat?
Ja, dat mag. Zodra de betalingstermijn is verstreken, heb je op basis van de wet automatisch recht op wettelijke handelsrente — ook als dit niet expliciet in je contract of op je factuur staat. Je hoeft hier geen aparte aankondiging voor te doen, maar het is wel verstandig om de rente te vermelden in je aanmaning zodat de zorginstelling weet dat de kosten oplopen.
Wat als de zorginstelling zegt dat mijn factuur nooit is ontvangen?
Stuur de factuur direct opnieuw op, bij voorkeur per e-mail met een leesbevestiging, en vraag om een schriftelijke bevestiging van ontvangst. Houd er rekening mee dat de betalingstermijn in dat geval opnieuw begint te lopen vanaf de nieuwe ontvangstdatum. Om dit in de toekomst te voorkomen, kun je facturen altijd sturen met een leesbevestiging of aangetekend per post versturen.
Kan ik mijn werkzaamheden stopzetten als een zorginstelling niet betaalt?
In principe heb je het recht om je werkzaamheden op te schorten als de zorginstelling een betalingsverplichting niet nakomt, maar in de zorg ligt dit gevoelig vanwege de continuïteit van zorg voor cliënten. Controleer altijd eerst je overeenkomst op opschortingsclausules en raadpleeg bij twijfel een juridisch adviseur of neem contact op met PIDZ voordat je deze stap zet. Een abrupte stopzetting kan juridische en reputatierisico’s met zich meebrengen.
Hoe lang duurt een incassoprocedure via de kantonrechter gemiddeld?
Een procedure bij de kantonrechter duurt gemiddeld drie tot zes maanden, afhankelijk van de complexiteit van de zaak en de werkdruk bij de rechtbank. Voor relatief eenvoudige betalingsvorderingen — waarbij de schuld niet wordt betwist — kan een verstekvonnis soms sneller worden verkregen. Zodra je een vonnis hebt, kan een gerechtsdeurwaarder overgaan tot executie, bijvoorbeeld door beslag te leggen op de bankrekening van de zorginstelling.
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een officiële aanmaning?
Een betalingsherinnering is een informeel, vriendelijk bericht waarmee je de zorginstelling attendeert op een openstaande factuur — dit heeft geen directe juridische gevolgen. Een officiële aanmaning is een formeel schriftelijk document dat juridisch gewicht heeft: het bevestigt dat de schuldenaar in verzuim is en geeft aan dat je verdere stappen onderneemt bij uitblijven van betaling. Pas na een officiële aanmaning heb je het recht om wettelijke incassokosten in rekening te brengen.
Wat als de zorginstelling de factuur gedeeltelijk betwist?
Als een zorginstelling een deel van de factuur betwist, vraag dan altijd schriftelijk om een gedetailleerde toelichting van het betwiste gedeelte. Het onbetwiste deel van de factuur blijft gewoon opeisbaar en je kunt daar gewoon aanmaning en incasso voor inzetten. Voor het betwiste deel is het verstandig om in overleg te treden of — als jullie er samen niet uitkomen — een mediator of juridisch adviseur in te schakelen.
Zijn mijn incassokosten aftrekbaar als zakelijke kosten?
Ja, kosten die je maakt voor het innen van een openstaande zakelijke vordering — zoals kosten voor een incassobureau, juridisch advies of griffierechten — zijn in principe aftrekbaar als zakelijke kosten voor de inkomstenbelasting. Bewaar altijd alle facturen en betalingsbewijzen van deze kosten in je administratie. Raadpleeg bij twijfel je boekhouder of belastingadviseur, omdat de exacte aftrekbaarheid afhankelijk kan zijn van jouw specifieke situatie.
Related Articles
- Wat is het verschil tussen een uitzendkracht en een zzp'er in de zorg?
- Waarom kiezen zorginstellingen voor flexwerkers?
- Krijg je reiskostenvergoeding als verzorgende IG uitzendkracht?
- Is uitzendwerk in de zorg beter dan een vast contract?
- Hoe beoordeelt een zorginstelling de prestaties van uitzendkrachten?
This content was generated with the help of AI and it may contain mistakes
