Voor zzp’ers in de zorg is een betaaltermijn van 14 tot 30 dagen het meest gebruikelijk. De meeste zorginstellingen hanteren 30 dagen als standaard, maar kortere termijnen van 14 dagen zijn zeker bespreekbaar en komen in de praktijk regelmatig voor. De exacte termijn hangt af van wat je contractueel afspreekt met de zorginstelling. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over betaaltermijnen, facturen en je rechten als zzp’er in de zorg.
Wat is een gangbare betaaltermijn voor facturen in de zorg?
De gangbare betaaltermijn voor zzp’ers in de zorg ligt tussen de 14 en 30 dagen na factuurdatum. Een termijn van 30 dagen is het meest voorkomend bij zorginstellingen, maar 14 dagen wordt door veel zelfstandige zorgprofessionals als standaard gehanteerd omdat het de cashflow beter beheersbaar maakt.
In de praktijk hangt de gebruikelijke termijn af van de grootte van de zorginstelling en de afspraken die je vooraf maakt. Grotere instellingen zoals ziekenhuizen of grote verpleeghuisketens werken vaker met vaste betaalcycli van 30 dagen, terwijl kleinere thuiszorgorganisaties soms sneller betalen. Het is dan ook verstandig om de betaaltermijn altijd expliciet op te nemen in je overeenkomst of opdrachtbevestiging, zodat er geen onduidelijkheid bestaat over wanneer jij je geld ontvangt.
Sommige zzp’ers in de zorg kiezen voor een termijn van 8 of 14 dagen om sneller over hun inkomsten te beschikken. Dit is volledig toegestaan, zolang de opdrachtgever hiermee akkoord gaat. Hoe eerder je dit bespreekt, hoe groter de kans dat je een voor jou gunstige termijn kunt afspreken.
Welke betaaltermijn mag een zorginstelling wettelijk hanteren?
Een zorginstelling mag wettelijk een betaaltermijn van maximaal 30 dagen hanteren voor facturen van zzp’ers en andere zelfstandige ondernemers. Dit is vastgelegd in de Wet betalingstermijnen grote ondernemingen en het Burgerlijk Wetboek. Voor grote ondernemingen geldt een strikte maximumtermijn van 60 dagen, maar in de praktijk is 30 dagen de norm die ook voor zorginstellingen geldt.
De wettelijke maximumtermijn van 30 dagen geldt automatisch als er geen andere afspraak is gemaakt. Stel je geen betaaltermijn op je factuur en staat er niets in het contract, dan heeft de zorginstelling wettelijk 30 dagen de tijd om te betalen, gerekend vanaf de dag dat de factuur is ontvangen.
Belangrijk om te weten: een zorginstelling mag in een overeenkomst wel een langere termijn afspreken, maar alleen als dit uitdrukkelijk is overeengekomen en niet onredelijk bezwarend is voor jou als zzp’er. In de meeste gevallen zal een rechter een termijn van meer dan 60 dagen als onredelijk beschouwen. Als zzp’er sta je dus wettelijk beschermd tegen extreem lange betaaltermijnen.
Wat gebeurt er als een zorginstelling te laat betaalt?
Als een zorginstelling je factuur niet binnen de afgesproken betaaltermijn betaalt, heb je als zzp’er recht op wettelijke handelsrente en mag je incassokosten in rekening brengen. De opdrachtgever is automatisch in verzuim zodra de betaaltermijn is verstreken, zonder dat je daarvoor een extra aanmaning hoeft te sturen.
In de praktijk verloopt het proces bij te late betaling doorgaans als volgt:
- Herinnering sturen: Stuur een vriendelijke betalingsherinnering zodra de termijn is verstreken. Vermeld het factuurnummer, het openstaande bedrag en een nieuwe uiterste betaaldatum.
- Aanmaning sturen: Reageert de zorginstelling niet, stuur dan een formele aanmaning. Wijs daarin op de wettelijke handelsrente die inmiddels loopt en de incassokosten die je in rekening zult brengen.
- Incassokosten in rekening brengen: Wettelijk mag je bij een te late betaling incassokosten berekenen. Voor facturen tot 267 euro is dat minimaal 40 euro. Voor hogere bedragen gelden staffels die zijn vastgelegd in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten.
- Incassobureau of rechtbank: Blijft betaling uit, dan kun je een incassobureau inschakelen of een betalingsbevel aanvragen via de rechtbank.
Houd alle communicatie goed bij en bewaar je facturen en correspondentie zorgvuldig. Dit is je bewijs als het tot een formele procedure komt. In de zorgsector is het gelukkig relatief zeldzaam dat instellingen structureel te laat betalen, maar het is goed om te weten wat je rechten zijn.
Hoe stel je een duidelijke betaaltermijn in je contract vast?
Een duidelijke betaaltermijn vastleggen doe je door deze expliciet en concreet te benoemen in je opdrachtovereenkomst. Schrijf niet alleen “betaling binnen 14 dagen”, maar specificeer ook het moment waarop de termijn ingaat, de manier van factureren en wat er gebeurt bij te late betaling.
Een goed contractartikel over betaling bevat minimaal de volgende elementen:
- De exacte betaaltermijn in kalenderdagen (bijvoorbeeld: “Betaling dient te geschieden binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum”)
- De facturatiefrequentie: factureer je wekelijks, tweewekelijks of maandelijks?
- Het rekeningnummer of de betalingswijze
- Een clausule over wettelijke handelsrente bij te late betaling
- Een clausule over incassokosten bij wanbetaling
Bespreek de betaaltermijn altijd voor de start van de opdracht. Zodra je eenmaal aan het werk bent, is het lastiger om hierover te onderhandelen. Veel zzp’ers in de zorg maken gebruik van een standaard opdrachtovereenkomst die ze zelf opstellen of laten opstellen. Zorg ervoor dat jouw algemene voorwaarden aansluiten op de afspraken in het contract, zodat beide documenten consistent zijn.
Wat zet je op een factuur als zzp’er in de zorg?
Een factuur als zzp’er in de zorg moet voldoen aan de wettelijke eisen die de Belastingdienst stelt. Een geldige factuur bevat in ieder geval: je naam en adres, je KvK-nummer, je btw-nummer (indien van toepassing), de datum, een uniek factuurnummer, een omschrijving van de werkzaamheden, het bedrag en de betaaltermijn.
Voor zzp’ers in de zorg is de btw-situatie specifiek. Veel zorgdiensten zijn vrijgesteld van btw op grond van de btw-vrijstelling voor zorg. Dit betekent dat je op je factuur vermeldt dat de dienst is vrijgesteld van btw, in plaats van een btw-percentage te berekenen. Of je in aanmerking komt voor deze vrijstelling hangt af van het type zorg dat je verleent en je kwalificaties.
Een complete factuur voor een zzp’er in de zorg bevat doorgaans de volgende onderdelen:
- Jouw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens
- KvK-nummer en btw-nummer (of vermelding van btw-vrijstelling)
- Naam en adres van de zorginstelling
- Factuurnummer en factuurdatum
- Omschrijving van de geleverde zorg (periode, type diensten, aantal uren)
- Uurtarief en totaalbedrag
- Betaaltermijn (bijvoorbeeld: “Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum”)
- Jouw bankrekeningnummer (IBAN)
Zorg ervoor dat de omschrijving op je factuur aansluit bij de afspraken in je opdrachtovereenkomst. Dit voorkomt discussie over wat er gefactureerd wordt en versnelt de verwerking bij de zorginstelling.
Kun je als zzp’er een kortere betaaltermijn afspreken?
Ja, als zzp’er in de zorg kun je zeker een kortere betaaltermijn afspreken dan de wettelijke standaard van 30 dagen. Een termijn van 7, 8 of 14 dagen is volledig toegestaan en wordt in de praktijk door veel zelfstandige zorgprofessionals gehanteerd. De sleutel is dat beide partijen hiermee instemmen en de afspraak schriftelijk is vastgelegd.
Een kortere betaaltermijn heeft duidelijke voordelen voor je als zzp’er. Je cashflow is beter voorspelbaar, je hebt sneller toegang tot je verdiende inkomsten en je loopt minder risico op betalingsproblemen bij de opdrachtgever. Zeker als je meerdere opdrachten tegelijk uitvoert, kan een strakke betaalcyclus het verschil maken.
In de onderhandeling over een kortere termijn helpt het om dit professioneel te presenteren. Leg uit dat je als zelfstandige geen buffer hebt zoals een werkgever die salarissen voorfinanciert, en dat een vlotte betaling bijdraagt aan een stabiele samenwerking. De meeste zorginstellingen begrijpen dit en zijn bereid om kortere termijnen te accepteren, zeker als je een betrouwbare en vaste zorgprofessional bent voor hun organisatie.
Houd er rekening mee dat sommige grotere instellingen werken met vaste betaalcycli die moeilijk aan te passen zijn vanwege hun interne administratieve processen. In dat geval kun je afspreken dat je facturen altijd voor een vaste dag van de maand worden ingediend, zodat ze meelopen in de eerstvolgende betaalronde.
Hoe PIDZ helpt met betaling en administratie als zzp’er in de zorg
Als zzp’er in de zorg wil je je richten op het verlenen van goede zorg, niet op het achtervolgen van openstaande facturen of het uitzoeken van administratieve regels. PIDZ neemt een groot deel van die administratieve last uit handen, zodat jij je kunt focussen op wat je het liefst doet.
Concreet helpt PIDZ je op de volgende manieren:
- Duidelijke contracten: PIDZ zorgt voor heldere opdrachtovereenkomsten met duidelijke betaalafspraken, zodat je precies weet wanneer je betaald wordt.
- Ondersteuning bij btw-vrijstelling in de zorg: PIDZ helpt je bij het correct toepassen van de btw-vrijstelling op je facturen, zodat je voldoet aan de regels van de Belastingdienst.
- Administratieve begeleiding: Van contractbeheer tot facturatievragen, de recruiters bij PIDZ staan voor je klaar via een van de vestigingen door heel Nederland.
- Toegang tot betrouwbare opdrachtgevers: Via het mijnPIDZ-platform werk je met zorginstellingen die zijn aangesloten bij PIDZ en die de afgesproken betaalafspraken nakomen.
- Ondersteuning bij PGB-administratie: Werk je met PGB-cliënten? PIDZ helpt je ook bij de specifieke administratieve eisen die daarbij komen kijken.
Wil je als zzp’er in de zorg werken met duidelijke betaalafspraken en minder administratieve zorgen? Meld je aan bij PIDZ en ontdek hoe wij jou ondersteunen bij elke stap van je werk als zelfstandige zorgprofessional.
Frequently Asked Questions
Wat moet ik doen als een zorginstelling mijn factuur betwist of weigert te betalen?
Als een zorginstelling je factuur betwist, vraag dan altijd schriftelijk om een concrete onderbouwing van de weigering. Controleer vervolgens of de factuur inderdaad een fout bevat en stuur zo nodig een gecorrigeerde versie. Blijft de instelling onterecht weigeren, dan kun je een officiële ingebrekestelling sturen en indien nodig een incassobureau of mediator inschakelen. Bewaar altijd alle correspondentie, opdrachtbevestigingen en gewerkte uren als bewijs.
Mag ik als zzp'er in de zorg een vooruitbetaling of aanbetaling vragen?
Ja, het is wettelijk toegestaan om als zzp’er een aanbetaling of vooruitbetaling te vragen, maar in de zorgsector wordt dit in de praktijk zelden gedaan bij opdrachten voor zorginstellingen. Het is wel gebruikelijker bij zelfbetalende cliënten of PGB-trajecten. Als je een aanbetaling wilt vragen, leg dit dan duidelijk vast in je opdrachtovereenkomst en vermeld het op je offerte, zodat de opdrachtgever hier vooraf mee akkoord gaat.
Hoe hoog is de wettelijke handelsrente die ik mag berekenen bij een te late betaling?
De wettelijke handelsrente wordt elk halfjaar opnieuw vastgesteld door de Nederlandse overheid en bedraagt doorgaans enkele procenten boven de Europese basisrente. Je hoeft de rente niet zelf apart aan te kondigen: zodra de betaaltermijn is verstreken, loopt de rente automatisch. Vermeld in je aanmaning altijd het exacte bedrag aan opgelopen rente en verwijs naar het wettelijke artikel (art. 6:119a BW) om je aanspraak kracht bij te zetten.
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning, en wanneer stuur ik welke?
Een betalingsherinnering is een vriendelijke, informele notificatie die je stuurt zodra de betaaltermijn net is verstreken. Een aanmaning is een formeel schrijven waarin je de opdrachtgever officieel in gebreke stelt en aangeeft dat wettelijke handelsrente en incassokosten van toepassing zijn. Stuur eerst een herinnering, en als er binnen vijf tot zeven werkdagen geen reactie of betaling volgt, schakel je over op een formele aanmaning. Dit onderscheid is ook belangrijk als het later tot een juridische procedure komt.
Hoe factureer ik correct als ik als zzp'er in de zorg zowel vrijgestelde als niet-vrijgestelde diensten lever?
Als je zowel btw-vrijgestelde zorgdiensten als niet-vrijgestelde diensten (zoals coaching of advies) levert, moet je deze op je factuur duidelijk van elkaar scheiden. Vermeld per dienst of activiteit of er btw van toepassing is en tegen welk percentage, of dat de dienst is vrijgesteld. Het is sterk aan te raden om hierover afstemming te zoeken met een boekhouder of belastingadviseur die gespecialiseerd is in de zorgsector, zodat je zeker weet dat je facturen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
Hoe bewaar ik mijn facturen en administratie correct als zzp'er in de zorg?
Als zzp’er ben je wettelijk verplicht om je administratie, inclusief alle facturen, contracten en correspondentie, minimaal zeven jaar te bewaren. Dit geldt ook voor digitale facturen, die je veilig en geordend moet opslaan, bij voorkeur in een boekhoudprogramma of beveiligde cloudopslag. Zorg ervoor dat je facturen doorlopend genummerd zijn en dat je per opdrachtgever een overzichtelijk dossier bijhoudt, zodat je bij een belastingcontrole snel alle benodigde documenten kunt overleggen.
Kan ik als zzp'er in de zorg mijn betaaltermijn tussentijds aanpassen als ik al een lopend contract heb?
Ja, het is mogelijk om een betaaltermijn tussentijds aan te passen, maar alleen met schriftelijke instemming van de opdrachtgever. Je kunt dit bespreken bij een contractverlenging of evaluatiemoment, wat een natuurlijk aanknopingspunt biedt voor heronderhandeling. Leg de gewijzigde afspraak altijd vast in een addendum op het bestaande contract of in een nieuwe opdrachtbevestiging, zodat de nieuwe termijn juridisch geldig is en er geen misverstanden ontstaan over welke afspraak van toepassing is.
Related Articles
- Kan ik als zzp’er langdurig voor dezelfde zorginstelling werken?
- Welke contractvormen gebruikt een uitzendbureau voor zorgprofessionals?
- Krijg je vaste uren als je langer via hetzelfde uitzendbureau werkt?
- Wat is een flexwerker in de zorg?
- Welke papieren heb je nodig als zzp’er in de zorg?
This content was generated with the help of AI and it may contain mistakes
