Op een factuur van een zzp’er in de zorg moeten je naam en adres, het KVK-nummer, het btw-identificatienummer (of een vermelding van de btw-vrijstelling), een uniek factuurnummer, de datum, een omschrijving van de geleverde zorgdiensten, het tarief en het te betalen bedrag staan. Voor zorgprofessionals gelden daarnaast specifieke regels rondom de btw-vrijstelling en, bij PGB-zorg, aanvullende eisen vanuit de zorgkantoren of gemeenten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het correct opstellen van een factuur als zzp’er in de zorg.
Welke gegevens zijn wettelijk verplicht op een zzp-factuur?
Een correcte factuur als zzp’er in de zorg bevat minimaal: je volledige naam of bedrijfsnaam, adresgegevens, KVK-nummer, factuurnummer, factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten, het aantal gewerkte uren of eenheden, het tarief en het totaal te betalen bedrag. Als je btw-vrijgesteld werkt, vermeld je dat expliciet op de factuur.
De Belastingdienst stelt deze eisen aan alle ondernemers die facturen uitsturen. Voor zorgprofessionals zijn er een paar extra aandachtspunten. Zo is het belangrijk dat de omschrijving van je diensten duidelijk aansluit bij de zorgverlening die je hebt geleverd. Vage omschrijvingen zoals “werkzaamheden” zijn onvoldoende. Schrijf liever iets als “persoonlijke verzorging op locatie [naam instelling], periode [datum tot datum]”.
Hieronder een overzicht van alle verplichte gegevens op een factuur als zzp’er in de zorg:
- Volledige naam of handelsnaam en adres van jou als zorgverlener
- Naam en adres van de opdrachtgever (zorginstelling, PGB-budgethouder of gemeente)
- KVK-nummer
- btw-identificatienummer of vermelding van btw-vrijstelling op grond van artikel 11, lid 1, onderdeel g van de Wet OB 1968
- Uniek, opeenvolgend factuurnummer
- Factuurdatum
- Duidelijke omschrijving van de geleverde zorgdiensten
- Gewerkte uren of geleverde eenheden
- Uurtarief of stuksprijs
- Totaalbedrag (exclusief en eventueel inclusief btw, of met vermelding van vrijstelling)
Ontbreekt een van deze gegevens, dan kan de opdrachtgever de factuur terugsturen of weigeren te betalen. Het is dus de moeite waard om een vaste factuursjabloon te gebruiken zodat je niets vergeet.
Hoe werkt de btw-vrijstelling op een factuur voor zorgdiensten?
Als zzp’er in de zorg ben je in de meeste gevallen vrijgesteld van btw op je diensten. Dit betekent dat je geen btw berekent aan je opdrachtgever en ook geen btw afdraagt aan de Belastingdienst. Op je factuur vermeld je dan: “Btw-vrijgesteld op grond van artikel 11, lid 1, onderdeel g van de Wet OB 1968”.
De btw-vrijstelling voor zorgdiensten geldt wanneer je diensten vallen onder de Wet langdurige zorg (Wlz), de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Jeugdwet of de Zorgverzekeringswet (Zvw), én wanneer je beschikt over een erkend zorgdiploma. De vrijstelling is bedoeld voor persoonlijke dienstverlening aan zorgbehoevenden, niet voor bijvoorbeeld advieswerk of administratieve taken die je voor een zorginstelling verricht.
Praktisch gezien betekent de btw-vrijstelling het volgende voor je factuur:
- Je vermeldt geen btw-bedrag op de factuur
- Je voegt de wettelijke verwijzing toe zodat de opdrachtgever weet waarom er geen btw in rekening wordt gebracht
- Je bent niet verplicht om je aan te melden voor de btw, maar je kunt ook geen btw terugvragen op zakelijke kosten
- Lever je ook niet-vrijgestelde diensten, dan gelden daarvoor aparte factuurregels
Twijfel je of jouw specifieke diensten onder de vrijstelling vallen? Raadpleeg de Belastingdienst of een boekhouder die gespecialiseerd is in de zorg. Het is belangrijk dat je de vrijstelling alleen toepast als je er daadwerkelijk recht op hebt.
Moet een zzp’er in de zorg een KVK-nummer op de factuur vermelden?
Ja, als zzp’er in de zorg ben je verplicht je KVK-nummer op elke factuur te vermelden. Dit geldt voor alle ondernemers die ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel. Het KVK-nummer identificeert jou als rechtmatig ondernemer en geeft opdrachtgevers de mogelijkheid jouw gegevens te verifiëren.
Je KVK-nummer staat op je inschrijvingsbewijs van de Kamer van Koophandel. Als je nog niet ingeschreven bent, moet je dat doen voordat je als zzp’er aan de slag gaat. Zonder KVK-inschrijving ben je formeel geen ondernemer en mag je geen facturen sturen als zelfstandige.
Naast het KVK-nummer vermeld je ook je btw-identificatienummer op de factuur, tenzij je volledig btw-vrijgesteld werkt en geen btw-nummer hebt aangevraagd. Sommige zorgprofessionals die uitsluitend vrijgestelde zorgdiensten leveren, hebben geen btw-nummer. In dat geval volstaat een duidelijke verwijzing naar de btw-vrijstelling op de factuur.
Hoe stel je een correct factuurnummer in als startende zzp’er in de zorg?
Een factuurnummer moet uniek zijn en een logische, opeenvolgende volgorde hebben. Als startende zzp’er in de zorg begin je eenvoudigweg bij 1 of bij een reeks die voor jou logisch is, zoals 2026-001. Belangrijk is dat geen enkel factuurnummer twee keer voorkomt en dat de nummering aaneengesloten is.
Er is geen wettelijk voorgeschreven format voor factuurnummers, maar de Belastingdienst eist wel dat de nummering systematisch en controleerbaar is. Een veelgebruikte indeling is: jaar-volgnummer, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, enzovoort. Dit maakt het ook eenvoudig om aan het einde van het jaar te zien hoeveel facturen je hebt verstuurd.
Een paar praktische tips voor een goede factuurnummering:
- Begin elk nieuw jaar opnieuw met een nieuwe reeks (bijv. 2026-001) of houd een doorlopende nummering aan door alle jaren heen
- Sla nooit een nummer over, ook niet als je een factuur annuleert. Maak in dat geval een creditnota aan
- Gebruik factuursoftware of een spreadsheet om je nummering bij te houden
- Bewaar alle facturen minstens zeven jaar voor de Belastingdienst
Als je werkt met een boekhoudprogramma, genereert dat automatisch opeenvolgende factuurnummers. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten.
Wat moet er op een factuur staan bij PGB-zorg?
Bij PGB-zorg (persoonsgebonden budget) factureer je niet aan een zorginstelling, maar aan de budgethouder of diens vertegenwoordiger. Op de factuur moeten naast de standaard verplichte gegevens ook het BSN van de budgethouder, de zorgperiode en een gedetailleerde omschrijving van de geleverde zorg staan. De SVB (Sociale Verzekeringsbank) of het zorgkantoor controleert de facturen streng.
PGB-facturen worden vaak ingediend via de Sociale Verzekeringsbank, die namens de budgethouder de betalingen verwerkt. Dit systeem heet trekkingsrecht. Je stuurt je factuur dan naar de SVB of via het online portaal van de SVB, afhankelijk van de afspraken in de zorgovereenkomst.
Let bij PGB-facturen op de volgende specifieke vereisten:
- BSN van de budgethouder (dit is persoonsgebonden en mag je alleen gebruiken voor dit doel)
- Zorgperiode: de exacte datums waarop je zorg hebt verleend
- Omschrijving van de zorgactiviteiten, passend bij de goedgekeurde zorgovereenkomst
- Aantal uren per activiteit en het afgesproken uurtarief
- Totaalbedrag dat overeenkomt met de goedgekeurde budgetafspraken
- Jouw naam, adres en KVK-nummer als zorgverlener
Zorg dat de omschrijving op je factuur exact aansluit bij wat er in de zorgovereenkomst staat. Afwijkingen kunnen leiden tot vertraging of weigering van de betaling door de SVB.
Binnen hoeveel dagen moet een zzp’er in de zorg een factuur sturen?
Als zzp’er in de zorg ben je wettelijk verplicht om je factuur uiterlijk binnen 15 dagen na het einde van de maand waarin je de diensten hebt geleverd te versturen. Dit is de wettelijke termijn die de Belastingdienst hanteert voor B2B-facturen. In de praktijk sturen veel zorgprofessionals hun factuur direct na afloop van een dienst of aan het einde van elke werkweek.
Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt. Zorgopdrachtgevers hanteren doorgaans een betalingstermijn van 14 tot 30 dagen. Door snel te factureren, zorg je voor een gezonde cashflow en voorkom je dat betalingen lang op zich laten wachten.
Een paar richtlijnen voor een efficiënte factuurstroom:
- Stuur de factuur bij voorkeur direct na afloop van de gewerkte periode, niet aan het einde van de maand
- Vermeld altijd een betalingstermijn op de factuur, bijvoorbeeld “Gelieve binnen 14 dagen te betalen”
- Stuur een herinnering als de betalingstermijn is verstreken zonder betaling
- Leg de afgesproken betalingstermijn vast in je opdrachtovereenkomst
Houd er rekening mee dat sommige zorginstellingen vaste betaalmomenten hanteren, bijvoorbeeld twee keer per maand. Vraag dit na bij je opdrachtgever zodat je weet wanneer je factuur uiterlijk binnen moet zijn om in de volgende betaalrun meegenomen te worden.
Hoe PIDZ helpt bij het factureren als zzp’er in de zorg
Correct factureren kost tijd, zeker als je ook nog bezig bent met het verlenen van goede zorg. PIDZ ondersteunt zzp’ers in de zorg actief bij de administratieve kant van het werk, zodat jij je kunt richten op wat je het liefst doet.
Wat PIDZ voor jou regelt op het gebied van facturatie en administratie:
- Ondersteuning bij btw-vrijstelling: PIDZ helpt je begrijpen wanneer de btw-vrijstelling op jouw diensten van toepassing is en hoe je dit correct vermeldt op je facturen
- PGB-administratie: Werk je met PGB-budgethouders? PIDZ biedt specifieke ondersteuning bij het opstellen en indienen van PGB-facturen
- Contractbeheer: Via het mijnPIDZ-platform heb je altijd inzicht in je opdrachten, afspraken en bijbehorende administratie
- Persoonlijk contact: Via een van de vestigingen in Nederland kun je terecht met vragen over je factuurverplichtingen en andere administratieve zaken
- Snelle opdrachtvinding: Dankzij het uitgebreide netwerk van meer dan 6.000 zorgprofessionals vind je via PIDZ snel nieuwe opdrachten, zodat je factuurstroom consistent blijft
Wil je als zzp’er in de zorg werken met een servicebureau dat de administratieve last voor je verlicht? Meld je aan bij PIDZ en ontdek hoe het mijnPIDZ-platform jou helpt om meer tijd te besteden aan zorg en minder aan papierwerk.
Frequently Asked Questions
Wat gebeurt er als ik een fout maak op een al verstuurde factuur?
Als je een fout ontdekt op een verstuurde factuur, stuur je een creditnota om de originele factuur te annuleren. Vervolgens maak je een nieuwe, correcte factuur aan met een nieuw factuurnummer. Verwijder of overschrijf nooit een al verstuurde factuur, want dat is in strijd met de administratieplicht van de Belastingdienst. Bewaar zowel de originele factuur, de creditnota als de gecorrigeerde factuur in je administratie.
Mag ik als zzp'er in de zorg in een vreemde valuta factureren?
In principe factureer je als zzp’er in de zorg altijd in euro’s, zeker bij Nederlandse opdrachtgevers zoals zorginstellingen, gemeenten of de SVB. Factureren in een andere valuta is technisch mogelijk, maar brengt extra administratieve verplichtingen met zich mee, zoals het vermelden van de wisselkoers en het omrekenen naar euro’s voor de Belastingdienst. Voor de praktijk van een Nederlandse zorgzzp’er is dit zelden relevant en wordt het sterk afgeraden.
Hoe bewaar ik mijn facturen correct voor de Belastingdienst?
De Belastingdienst verplicht je om alle facturen minimaal zeven jaar te bewaren, en voor onroerende zaken zelfs tien jaar. Je mag facturen digitaal bewaren, mits ze leesbaar en ongewijzigd zijn en je ze op verzoek kunt aanleveren. Gebruik een geordende mappenstructuur per jaar of een boekhoudprogramma met een ingebouwde archieffunctie. Zorg er ook voor dat je een back-up hebt, zodat je nooit facturen kwijtraakt bij een computerprobleem.
Kan ik als zzp'er in de zorg ook een factuur sturen als ik via een detacheringsbureau werk?
Dat hangt af van de constructie die je met het detacheringsbureau hebt afgesproken. In veel gevallen factureer jij als zzp’er aan het bureau, en factureert het bureau op zijn beurt aan de zorginstelling. Je stuurt dan dus geen factuur rechtstreeks aan de zorginstelling, maar aan het bureau. Lees je overeenkomst goed door en vraag bij twijfel na bij het bureau aan wie en hoe je dient te factureren.
Wat doe ik als een opdrachtgever mijn factuur niet betaalt binnen de afgesproken termijn?
Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering per e-mail, met daarin het oorspronkelijke factuurnummer, het openstaande bedrag en een nieuwe betaaldatum. Blijft betaling uit, dan stuur je een formele aanmaning en kun je wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen. Leg de betalingsafspraken altijd vooraf vast in een opdrachtovereenkomst, zodat je een sterke juridische positie hebt als je een incassotraject moet starten. Bij hardnekkige wanbetalers kun je ook een incassobureau of de rechter inschakelen.
Moet ik aparte facturen sturen voor verschillende soorten zorgdiensten die ik aan dezelfde opdrachtgever lever?
Dat is niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden als je zowel btw-vrijgestelde als btw-plichtige diensten levert aan dezelfde opdrachtgever. Door deze diensten op aparte facturen te zetten, voorkom je verwarring over de btw-behandeling en maak je je administratie overzichtelijker. Als alle diensten onder dezelfde btw-vrijstelling vallen, kun je ze prima op één factuur combineren, mits je elke dienst afzonderlijk omschrijft met bijbehorende uren en tarieven.
Welke factuursoftware is geschikt voor zzp'ers in de zorg?
Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s die goed werken voor zzp’ers in de zorg, zoals Moneybird, e-Boekhouden, Exact Online en Snelstart. Deze tools genereren automatisch opeenvolgende factuurnummers, slaan je factuursjablonen op en bewaken betalingstermijnen. Kies een pakket dat ook btw-vrijgestelde facturen ondersteunt en waarmee je eenvoudig PGB-gerelateerde administratie kunt bijhouden. Veel serviceorganisaties zoals PIDZ bieden daarnaast hun eigen platform aan waarmee je opdrachten en bijbehorende administratie op één plek beheert.
Related Articles
- Kan ik als uitzendkracht zelf mijn werktijden kiezen?
- Hoe voorkom je verloop bij flexwerkers in de zorg?
- Wat zijn de specifieke eisen voor flexwerkers in de zorg?
- Heb je recht op vakantiegeld als uitzendkracht zorg?
- Hoe selecteren zorgbemiddelaars hun professionals?
This content was generated with the help of AI and it may contain mistakes
