Thea Kokenberg (57) en Andrew van der Hoeven (60) werken als planner bij het planbureau van RIBW Overijssel en de Kessler Stichting. De een heeft tien jaar ervaring, de ander twintig. Normaal is het al een hele klus om de gaten in de roosters te vullen, maar hoe moeilijk is dat in coronatijd?
Je werkt veel vanuit huis. Hoe bevalt dat, want als planner zal je veel overleggen op het planbureau?
Thea: ,,Eigenlijk hartstikke goed. Ik werk met één collega samen (Marieke Kampen, red.) en dat is op donderdag. De andere dagen werkt zij of ik. Op donderdag overleggen en bellen we veel. We maken voor elkaar een overdracht, zodat de ander altijd weet wat er speelt. Natuurlijk is het heel anders dan elkaar ‘live’ zien op het planbureau zelf, maar voor ons werkt het prima.”
Andrew: ,,Dat gaat wel goed. Ik ga alleen voor noodzakelijke dingen naar kantoor. Vóór de coronacrisis werkte ik één ochtend per week thuis om zo door te kunnen werken. Op kantoor lopen mensen te pas en te onpas binnen. Maar ik mis het wel. Mijn voelsprieten zijn ineens gevoelloos geworden, want in de gang of kantine of bij het koffiezetapparaat vang je veel informatie op. Ja, dat sociale contact mis ik wel.”
Er zijn ruim zestig afdelingen van het RIBW die regelmatig van PIDZ’ers gebruik maken. Een pittige klus om gaten in de roosters te vullen?
Thea: ,,Als er iemand uitvalt, kijken we eerst naar de mogelijkheid of mensen uit de interne flexpool inzetbaar zijn. Daarmee houden we rekening of iemand al heel veel heeft gewerkt of juist minder. We willen niet dat de mensen opgebrand raken. Marieke en ik houden de uren nauwlettend in de gaten. Lukt dat niet, dan zetten we een opdracht uit bij PIDZ. We kennen inmiddels een heleboel PIDZ’ers en weten daardoor welke zorgprofessional het beste bij welke afdeling past. Zodra de nood hoog is en de PIDZ’er is beschikbaar, dan bellen we. Heel laagdrempelig allemaal en zo is het soms binnen tien minuten opgelost.”
“Als ik merk dat het een heel lastig verhaal wordt, dan ga ik beneden een kop koffie halen óf een stuk lopen in de pauze. Dan borrelen vanzelf oplossingen op hoe we het vraagstuk kunnen aanpakken.”
Thea Kokenberg
De Kessler Stichting werkt op twee afdelingen met PIDZ samen. Hoe regel jij namens het planbureau vervanging voor uitval?
Andrew: ,,Wij werken met zelfstandige teams. De verantwoordelijkheid ligt daar. Wij ondersteunen. Dus als zij het niet zelf opgelost krijgen, dan kijken we of er mogelijkheden zijn binnen de interne flexpool. Als daar ook niemand te vinden is, dan zetten we PIDZ in en mailen we de openstaande opdrachten naar ze toe en de medewerkers van PIDZ Den Haag zetten dan de aanvraag uit. De doelgroep, daklozen, is niet alledaags. Vaak maakt onbekend ook onbemind. Dat is wel veranderd. Steeds meer mensen weten ons te vinden.”
En wat als het niet lukt om iemand te vinden?
Thea: ,,Als ik merk dat het een heel lastig verhaal wordt, dan ga ik beneden een kop koffie halen óf een stuk lopen in de pauze. Dan borrelen vanzelf oplossingen op hoe we het vraagstuk kunnen aanpakken. Als het niet lukt, dan leg ik het terug bij de afdeling. Uiteindelijk lost het zichzelf op.”
Andrew: ,,De teams zijn er uiteindelijk zelf verantwoordelijk voor. Ik wil heel graag helpen en meedenken. Maar ze kunnen niet verwachten dat ik het ook daadwerkelijk oplos.”
Voel je je dan schuldig?
Thea: ,,Nee, eigenlijk niet omdat ik weet dat ik er alles aan heb gedaan. Het kan gewoon gebeuren dat er op heel korte termijn geen vervanger te vinden is.”
Andrew: ,,Ik voel mij schuldig als ik het team niet heb kunnen bedienen, terwijl dat wel had gekund. Maar als ik mijn best heb gedaan en het is niet gelukt om vervanging te regelen, dan lig ik daar niet wakker van. Uiteraard voel ik wel de verantwoordelijkheid om er écht alles aan te doen.”
Is het in coronatijd een stuk lastiger als medewerker van het planbureau? Een positieve besmetting kun je niet vooruitplannen.
Thea: ,,Soms is het een uitdaging, ja. We hebben een keer gehad dat op een afdeling sprake was van meerdere coronabesmettingen en dan wordt het een héél lastige puzzel. Door creatief te zijn en te denken in mogelijkheden is het ons wel gelukt.”
Andrew: ,,Makkelijker is het er niet op geworden. Je krijgt nu vooral meer te maken met acuter uitval. Voorheen kon iemand nog aangeven: ‘Andrew, vandaag red ik het nog, maar morgen niet meer.’ Bij verkoudheidsklachten is het direct zoeken naar vervanging. In het begin van de coronacrisis was het nóg moeilijker, omdat je dan soms wel twee weken thuis kon zitten. Dat is nu zes dagen als je klachtenvrij bent, maar het kan ook een paar maanden duren als je in het ziekenhuis komt te liggen. Het voordeel nu is dat de balans tussen vraag en aanbod beter is, maar het verzuim ligt nog altijd rond de 11 à 12 procent.”
“Het voordeel nu is dat de balans tussen vraag en aanbod beter is, maar het verzuim ligt nog altijd rond de 11 à 12 procent.”
Andrew van der Hoeven
Dan zit je met de handen in het haar?
Thea: ,,De kracht van een goede planner is om flexibel te zijn en om contact te houden met de afdelingen en medewerkers. Ik heb zelf 25 jaar ervaring als verzorgende en inmiddels ook tien jaar als planner dus ik weet nu hoe het werkt. Dan raak je ook niet zo snel meer in paniek dan wanneer je nog twintig bent. Ik sta daar vrij nuchter in.”
Andrew: ,,Ik laat het los. Wat ik merk is dat de bereidwilligheid ontzettend groot is. Als wij niet kunnen helpen, dan werkt iemand over of vinden ze een andere oplossing. Ze willen gewoon dat de cliënt de zorg krijgt die hij verdient.”
Blij als het coronavirus is verdreven?
Thea: ,,Zeker. Ik zie wel een volgende hectische periode aankomen, want mensen gaan weer massaal de deur uit om te sporten en lopen blessures op en dan is het vakantietijd. Ik hoop dat ik het mis heb.”
Andrew: ,,Ja, maar dan komt de volgende uitdaging om de hoek kijken: de aanvragen van verlofdagen. Iedereen heeft zich het schompes gewerkt en wil de vrije dagen opnemen als we eindelijk weer op vakantie kunnen. Hoe houden we dan de beschikbaarheid op pijl? Dat is de volgende puzzel.”
Bekijk hieronder de video van ons bezoek aan het planbureau van Thebe:
Benieuwd geworden naar PIDZ? Hier vind je meer informatie over ons.
